L’entretien annuel s’inscrit à la fois dans la stratégie de développement, à la gestion des ressources et des potentiels ainsi que dans la gestion de carrière des collaborateurs. Vous trouverez dans cet article, à titre de rappel, les éléments-clés nécessaires au bon déroulement des entretiens annuels.
Vous pouvez télécharger le guide en format pdf ici.
L’entretien annuel
L’entretien annuel est bien plus qu’une évaluation. C’est l’occasion de se parler « vrai » entre manager et collaborateur. L’entretien annuel comporte trois phases distinctes :
- La préparation
- L’entretien
- Le suivi
La préparation de l’entretien
Collaborateur et manager se préparent à l’entretien à partir de leur point de vue respectif en complétant le formulaire fourni par l’entreprise. 50% de la réussite de l’entretien dépend d’une préparation adéquate.
Appuyez-vous sur les échanges réguliers qui ont eu lieu en cours d’année (succès / feedbacks d’amélioration). Posez-vous également des questions pertinentes pour mener vos réflexions : quel est le bilan des mois écoulés ?Qu’est-ce qui a été bien réussi, qu’est-ce qui peut être amélioré (qualité / quantité / comportement) ? Comment peut-on mieux travailler ensemble ? etc.
Pensez à informer votre collaborateur suffisamment tôt de la date de la rencontre (2-3 semaines avant) afin qu’il ait le temps de se préparer à son entretien.
Choisissez également un lieu propice à l’échange : privilégiez l’échange côte à côte plutôt que face-à-face ainsi qu’un endroit neutre (éviter votre bureau par exemple).
De plus, et afin de ne pas devoir interrompre la discussion, veillez également à réserver un temps suffisant (1h00-1h30) pour la rencontre.
Je vous recommande d’aborder l’entretien par une attitude intérieure positive. C’est-à-dire en partant du principe que votre collaborateur et un champion et que vous êtes là pour le faire réussir. En plus, laissez-vous guider par le long terme, soit l’« à-venir » et le développement professionnel du collaborateur.
L’entretien
C’est l’opportunité d’un moment de dialogue constructif : l’évaluation doit être la plus objective possible, en faisant la part des choses entre les faits, l’opinion personnelle et les émotions.
Développez une posture d’écoute bienveillante avec la volonté de trouver des solutions avec le collaborateur :
- Une attitude ni trop décontractée ou trop rigide.
- Disponibilité, mise en confiance, ouverture d’esprit et objectivité.
- Le collaborateur doit pouvoir s’exprimer librement, en toute confiance, et être entendu par son responsable.
Accueillez votre collaborateur en lui présentant le déroulé, la durée et l’état d’esprit de l’entretien, par exemple:
- Le bilan global de l’année écoulée dans un but d’amélioration continue
- Le bilan des compétences pour les développer
- Envisager l’année à venir avec des objectifs et un plan d’actions
- La possibilité donnée au collaborateur de donner du feedback au manager
Souvenez-vous que le collaborateur doit être celui qui s’exprime le plus. 70% versus 30% pour le responsable qui écoute, reformule, fait préciser, valide ou obtient la compréhension et l’accord du collaborateur sur les points à discuter.
Il faut équilibrer l’entretien entre le passé et le futur : ce qui compte, c’est l’avenir !
N’hésitez pas à interrompre l’entretien et reporter la discussion à un autre moment si la discussion devient trop émotionnelle.
Les modalités d’atteinte d’un objectif sont négociables, pas l’objectif en lui-même !
Attention : maximum 3 objectifs à développer sur un an.
Veillez à conclure l’entretien en obtenant l’accord du collaborateur sur les points discutés et le plan d’actions décidé. Proposez au collaborateur de le revoir quelques jours plus tard afin qu’il puisse réfléchir de son côté et vous proposer ses propres solutions. Engagement et implication garantis !
Surtout, ne faites pas de promesses que vous ne sauriez ou pourriez tenir !
Soyez prêts à remettre en question vos actions managériales et acceptez qu’il y ait une discussion. Imaginez que votre collaborateur soit votre client !
Le suivi
Fixez le prochain rendez-vous pour effectuer un point de situation. Les rendez-vous fixés doivent être maintenus pour crédibiliser la démarche.
Les futures évaluations doivent tiendront compte du plan d’actions décidé conjointement.
Les moyens déterminés doivent être réellement mis en place.
Le contrôle doit être réalisé aux dates prévues : la confiance n’exclut pas le contrôle !
La prochaine évaluation annuelle reprendra les différents éléments abordés en N-1 pour mesurer la progression du collaborateur.
Vous pouvez lire également : L’ENTRETIEN D’ÉVALUATION pour des pistes supplémentaires.
