Vous êtes responsable d’équipe et vous êtes amenés à mener des entretiens avec vos collaborateurs au sujet de leur performance ? Vous êtes au bon endroit.

Appelé entretien annuel ou entretien de développement ou encore entretien d’évaluation.. bref, beaucoup de terminologies différentes pour parler de la même chose.

Je partage avec vous dans cet article le fil rouge de mon expérience personnelle ainsi que des formations que j’anime en matière d’entretien annuel.

L’entretien d’évaluation, c’est anxiogène

C’est anxiogène pour deux raisons : la première est que s’il n’y a pas d’entretien d’évaluation le collaborateur ne sait pas ce que pense son manager, et l’entreprise, de son travail. Une des plus grandes souffrances au travail, que je constate au travers des coachings que j’effectue, est la non-reconnaissance du travail, de l’engagement personnel, bref de ce que l’employé à fourni pour son entreprise.

La deuxième raison pour laquelle l’entretien de fin d’année est anxiogène est que, lorsqu’il y a un entretien alors le collaborateur craint les remarques et reproches possibles.

Pour les managers également, c’est anxiogène. Lors des formations que j’anime, la plupart me disent : « j’ai peur de mal faire », « j’aimerais savoir ce qu’il ne faut surtout pas dire », etc..

Pourtant, il s’agit d’une discussion, comme tant d’autres, qui permet « simplement » de faire le bilan d’une période écoulée.

L’entretien, est-ce bien utile ?

Je vous invite à visionner cette vidéo et relever quels sont les aspects positifs dans la manière que la manager a de conduire la discussion :

Alors ? Qu’en pensez-vous ? 🙂

Voici quelques pistes pour ne pas faire comme elle et plutôt rendre l’échange constructif et motivant.

Le sens (WHY) de l’entretien

Vous êtes-vous déjà posé la question sur le sens que vous donnez vous-même à cet entretien ? A quoi doit-il servir ? Quel genre d’informations souhaitez-vous obtenir ?

Si la réponse est „de toute façon cela ne sert à rien, je le fais parce que les RH me le demande“, alors effectivement, cela ne sert à rien.

L’entretien annuel n’est PAS un règlement de compte.

L’entretien est utile pour 

  • Que le collaborateur sache comment il contribue, ou pas, au succès de l’entreprise (performance et comportements) ;
  • Permettre de réduire le taux d’anxiété cité ci-dessus ;
  • Créer un moment d’échange privilégié entre le collaborateur et son supérieur ;
  • Mettre en corrélation les besoins en compétences de l’entreprise et les compétences du collaborateur ;
  • Prendre des mesures pour le développement du potentiel du collaborateur ;
  • Que le collaborateur puisse s’exprimer librement sur son environnement de travail (comment il se sent, sa charge de travail, ses intérêts et projets de développement professionnel, etc.) ;
  • Que le manager exprime ses attentes / exigences en vue de l’atteinte des objectifs.

Faites le point : quelles sont les compétences nécessaires au sein de votre équipe ? Lesquelles seront nécessaires d’ici 2-3 ans selon la stratégie de l’entreprise ?

Sur cette base, identifiez quelles compétences vos collaborateurs doivent renforcer et/ou développer pour l’ « à-venir ».

Une discussion centrée sur le futur sera bien plus constructive que si elle est basée sur le passé.

L’entretien devrait être une synthèse des discussions qui ont eu lieu en cours d’année.Ainsi, pas de surprises : le collaborateur a déjà entendu les éventuels points d’amélioration que vous lui demandez de travailler et la discussion est orientée solutions.

Si la personne découvre le jour de l’entretien un point que vous lui reprochez, c’est que VOUS n’avez pas fait votre job de manager au préalable.

Se préparer à l’entretien d’évaluation

Très souvent les participants aux formations me demandent « dites-moi juste comment je peux faire pour que ça me prenne le moins de temps possible ». Il n’y a pas de recette miracle, la préparation prend un peu de temps si l’on veut que le résultat soit qualitatif.

Personnellement, je pense qu’il s’agit aussi d’une marque de respect envers les collaborateurs de bien préparer l’entretien et de consacrer le temps nécessaire pour la discussion elle-même. Qui sommes-nous comme entreprise, comme employeur, si l’on ne consacre pas 2-3 heures par année pour nos collaborateurs qui s’impliquent toute l’année pour nous ?

Les étapes de la préparation

  • Informez vos collaborateurs et expliquez-leur en quoi c’est important pour vous. Demandez-leur de s’y préparer eux aussi. Mettez un peu de marketing là-autour. Que chacun comprenne bien l’importance de l’exercice.
  • Revisitez les points positifs et les points d’amélioration de l’année écoulée, en tenant compte de l’année entière !
  • Préparez les faits objectifs sur les points que vous souhaitez aborder.
  • Considérer chaque collaborateur individuellement.
  • Réfléchissez aux points d’évolution que vous souhaitez évoquer / proposer à votre collaborateur/-trice.
  • Préparez le formulaire en avance.

Déroulement de l’entretien d’évaluation

Accueillir le/la collaborateur/trice

C’est le ton qui fait la musique. Et bien c’est pareil pour l’entretien annuel. Accueillir votre collaborateur, le mettre à l’aise, s’intéresser authentiquement à lui, cela est possible et la qualité de l’accueil influencera la suite de la discussion.

  • Créer les conditions cadres au dialogue (posture bienveillante, écoute active) ;
  • Montrez votre disponibilité et l’importance donnée à cet échange ;
  • S’intéresser authentiquement à la personne ;
  • Rappelez l’objectif de l’entretien et le déroulement ;
  • Assurez-vous que la personne est prête à participer en vérifiant qu’elle s’est préparée à la discussion ;
  • Amorcez la discussion avec une question générale ouverte.

Donner son appréciation concernant les prestations (performance + comportement) du collaborateur

Rappelez-vous que chacun a raison de son point de vue :

Chacun a raison, de son point de vue

« La répartition du temps de parole devrait se situer autour de 70% pour le collaborateur et 30% pour le manager. »

  • Commencez par demander l’avis de collaborateur avec quelques questions ouvertes : Comment as-tu vécu cette année ? Quels sont tes succès ? Quelles sont les difficultés rencontrées ?
  • Laissez votre collaborateur s’exprimer et partagez ensuite votre point de vue.
  • Cherchez à comprendre les différences en posant des questions ouvertes. Acceptez le compromis.
  • Clarifiez les attentes et exprimez les besoins de chacun.
  • Convenir des moyens ou des ressources pour la suite.

« Acceptez qu’il y ait une discussion. Imaginez que votre collègue soit votre client.»

Maxime Morand

Négocier des objectifs

Les objectifs permettent de concentrer les efforts, de donner une direction, un cadre, du sens. Ils valorisent la contribution de chacun au développement de l’organisation.

Il existe le modèle SMART (spécifique – mesurable – atteignable – réaliste – temporel) pour formuler un objectif. Je pense que le plus important est de pouvoir définir l’indicateur qui permettra de dire que l’objectif est atteint ou non et que cet indicateur soit bien compris tant par le manager que le collaborateur.

Orientez la discussion sous forme d’échange : Que pense votre collaborateur de l’objectif que vous lui proposez ? Comment compte-t-il s’y prendre pour y arriver ? Quels seront ses jalons en cours d’année ? Comment allez-vous ensemble assurer le suivi ? etc.

Aujourd’hui, avec la vitesse où les choses bougent et évoluent, il n’est plus toujours pertinent de fixer des objectifs annuels. Quel est le rythme adéquat et réaliste dans votre organisation ?

« Un entretien c’est très bien, des feedbacks réguliers c’est beaucoup mieux. »

Avis sur le potentiel

Echanger avec votre collaborateur au sujet de ses aspirations et souhaits de développement professionnels. Vous aurez en mains des leviers important de motivations pour lui déléguer de nouvelles tâches par exemple.

Evaluez avec lui également l’adéquation de ses compétences au poste de travail et à sa future évolution. Recensez les éventuels besoins de formation et agendez un suivi.

Demander un retour (360)

Donnez à votre collaborateur la possibilité de vous faire un retour par rapport à vous, votre manière de gérer l’équipe (encadrement, communication, leadership, délégation, etc.).

Vous instaurez ainsi de la confiance et crédibilisez la démarche. Le feedback est ainsi bidirectionnel. Montrez-leur que vous tenez compte de leurs remarques.

Pour renforcer le processus, rassemblez les retours de tous vos collaborateurs et ensuite faites-leur part, sous forme de synthèse, des points d’amélioration sur lesquels vous allez vous-même travailler. Demandez-leur de vous faire régulièrement des feedbacks à ce sujet.

Vous leur démontrez ainsi qu’il s’agit d’une démarche de développement de chacun et pas uniquement une évaluation top-down.

Synthèse et suivi

Pour éviter que les évaluations ne prennent la poussière, définissez un plan d’actions pour les points évoqués en cours d’entretien (suivi des objectifs, besoins en formation, clarifications diverses, etc.) et agendez une session de suivi.

A vous de jouer !