La Process Communication (PCM) est un formidable outil de connaissance de soi, de communication et permet d’améliorer les relations interpersonnelles.
En tant que manager, la Process Communication, est un outil franchement « magique » pour bien communiquer avec chacun de vos collaborateurs. Il vous permet d’éviter qu’ils tombent dans un stress et, surtout, c’est un moyen au top qui vous permet de motiver vos troupes.
Dans cet article, je vais vous proposer des pistes pour vous montrer comment vous pouvez utiliser le modèle lors des entretiens annuels.
Bref rappel sur la PCM
Tout d’abord, souvenez-vous que chacun des 6 types de personnalités a sa propre perception du monde ainsi que ses propres besoins psychologiques lui permettant de maintenir un bon niveau d’énergie.
Rappelez-vous également que c’est à l’émetteur du message de s’adapter à son interlocuteur pour que celui-ci le comprenne. Il se peut donc, que votre collaborateur ait un profil complètement opposé au vôtre. Par conséquent, c’est à vous de vous adapter.
Je trouve cela d’autant plus important lors de l’entretien annuel. En effet, c’est un moment privilégié entre vous et votre collaborateur et ce temps lui est totalement dédié. Dès lors, je pense qu’il vaut vraiment la peine de faire cet effort (pour autant que cela en soit un), vous en récolterez les fruits plus tard ☺️.
Démarrer l’entretien en mode Process Communication
Pour mettre à l’aise votre collaborateur.trice, veillez à l’accueillir dans son mode de communication privilégié. Vous allez ainsi pouvoir créer une atmosphère de confiance pour l’entretien.
Voici quelques idées de phrases pour démarrer la discussion avec chacun d’entre eux.
| Type de personnalité | Exemples de phrases de démarrage d’entretien |
| Analyseur (travaillomane) | Bonjour Thomas, Nous avons 1h devant nous pour cet échange, je te propose de prendre 10-15 minutes pour chaque thème à aborder. Qu’en penses-tu ? |
| Persévérant | Bonjour Cécile, J’aimerais connaître ton opinion sur le déroulement de cette année. A ton avis, qu’est-ce qu’il s’est bien passé / moins bien passé ? |
| Empathique | Bonjour Paul, Comment vas-tu ce matin ? Je suis très contente que nous ayons ce temps tous les deux pour faire le point. Comment as-tu vécu cette année ? |
| Imagineur (rêveur) | Bonjour Caroline, Prends le temps de t’installer, nous allons avoir une bonne heure pour échanger au sujet de l’année écoulée. J’imagine que tu as déjà quelques points dont tu souhaiterais me faire part en guise de bilan ? |
| Énergiseur (rebelle) | Ehhh mais salut Sven, ça roule ce matin ? Bon alors l’idée c’est de savoir comment s’est passé l’année pour toi. Dis-moi ce que tu as trouvé cool, moins cool.. ? |
| Promoteur | Bonjour Julie, Alors, dis-moi, cette année, quels sont les défis que tu as relevés avec brio ? |
En procédant de la sorte, vous allez mettre à l’aise votre collègue qui sera certainement plus enclin à s’exprimer ouvertement et sincèrement.
Fixer un objectif motivant
Je pense qu’utiliser la Process Communication pour la fixation d’objectif est un des éléments-clés pour garantir la motivation de vos collaborateurs.trices.
Chacun type de personnalité a des sources de motivations différentes. Alors, si dans le cadre de votre activité et de la mission de votre département vous avez la possibilité d’en tenir compte pour la fixation des objectifs, c’est tout bénéfique pour vous, vos collaborateurs et l’équipe dans son ensemble.
Ici également, je vous propose des pistes pour fixer un objectif selon les différents types de personnalité.
| Type de personnalité | Exemples de phrases pour fixer un objectif |
| Analyseur (travaillomane) | Thomas, pour l’année à venir j’ai pensé que grâce à tes compétences organisationnelles, tu pourrais t’occuper de (…). Qu’en penses-tu ? |
| Persévérant | Cécile, à mon avis je pense qu’il est primordial de développer (…) pour améliorer le service à la clientèle. Je sais que je peux compter sur ton engagement sans faille et de ce fait, je souhaiterais que tu t’en occupes. Comment comptes-tu t’y prendre ? |
| Empathique | Paul, j’aurais vraiment très envie que le service s’améliore et que chacun de nos clients se sente bien accueilli lorsqu’il contacte notre hotline. Dès lors, je serais très heureuse que tu t’occupes de (…). Si tu as besoin de soutien, je suis bien évidemment là pour toi. |
| Imagineur (rêveur) | Caroline, imagine que notre service à la clientèle s’améliore grâce à la mise en place de (…). Je souhaiterais te confier ce projet et je te propose de prendre quelques jours pour y réfléchir. On se retrouve dans 1 semaine et d’ici là schématises quelles sont, selon toi, les étapes-clés pour la mise en place de ce projet. |
| Énergiseur (rebelle) | Alors Sven, pour cette nouvelle année, je trouverais vraiment sympa que l’on puisse proposer à nos clients un service à la clientèle un peu plus pro. J’aimerais que tu m’inventes un truc super pour répondre à leurs besoins. Ça te dit ? |
| Promoteur | Julie, cette année je compte sur toi pour mettre en place (…) pour que notre service à la clientèle déchire et que l’on n’ait plus une seule réclamation! Je sais que tu es celle qui va m’en mettre plein la vue, alors fais-moi une proposition qui claque et que l’on détrône une bonne fois pour toute nos concurrents. |
Si l’un de ces modes ne vous convient pas du tout, c’est sûrement parce que c’est le type de personnalité qui vous est le plus éloigné. Si vous avez un collaborateur qui a une prédominance de ce type-là, il a BESOIN que vous lui parliez ainsi. Alors go, sortez de votre zone de confort 😉.
Clore l’entretien avec la Process Communication
L’entretien s’est bien déroulé jusqu’à présent ? Vous avez vu votre collaborateur.trice avec des étoiles dans les yeux et tout motivé.e grâce à votre manière de communiquer ?
Je vous propose un tout dernier effort, pour mettre la cerise sur la gâteau et voir votre collègue décoller après un entretien tel que celui-ci. Oui, ok je suis un peu fleur bleue et très optimiste. Je suis bien consciente que cela ne se passe pas toujours aussi bien. Mais quand on dispose d’un outil tel que la Process Communication, on a déjà de quoi faire pour optimiser la relation et la motivation de nos collègues (et de la nôtre au passage).
Quelques idées pour terminer vos entretiens en beauté :
| Type de personnalité | Exemples de phrases pour clore l’entretien |
| Analyseur (travaillomane) | Merci pour ton temps Thomas, je pense que nous avons abordé l’essentiel durant le temps imparti. Et toi, qu’en penses-tu ? |
| Persévérant | Merci pour ton implication Cécile, j’apprécie notre efficacité dans nos échanges. Quel est ton opinion sur le déroulement de cet entretien ? |
| Empathique | Merci Paul pour ce temps d’échange. Je suis vraiment contente que nous ayons pu échanger ouvertement et sincèrement. Comment as-tu vécu cet entretien ? |
| Imagineur (rêveur) | Caroline, merci pour cet échange. Je te propose qu’on prenne tous les deux un peu de temps pour intégrer tout ce que nous avons partagé. |
| Énergiseur (rebelle) | Bon eh bien cool Sven, c’était bien sympa cette discussion. C’est toujours chouette quand cela se passe de manière décontractée. |
| Promoteur | Merci Julie, tout est clair pour moi, tu peux foncer maintenant, go ! |
Conclusion
En premier lieu, il est primordial de bien connaître vos collaborateurs pour faire une hypothèse de leur type de personnalité prédominant avant de vouloir adopter un mode ou un autre.
Ensuite, prenez un peu de temps pour préparer les 3 moments-clés (introduction, fixation d’objectif, clôture) avant vos rencontres. Il y en a que 3, donc c’est largement faisable 😉.
Et finalement, faites le bilan après l’entretien. Comment votre collaborateur s’est senti ? Qu’avez-vous observé dans son non-verbal qui vous fait penser que vos interventions ont fait effet ?
La plupart du temps, ce qui fait défaut c’est d’oser soi-même sortir de son propre mode de communication. Le mieux c’est de tester et d’adapter par la suite. Je vous promets, vous ne risquez rien 😄.
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